Технология проектных работ

Существует два основных принципиально различных подхода к организации внедрения информационных систем: формат проекта и формат быстрого внедрения.

Формат проекта предполагает планирование всего комплекса работ, нацеленного на решение задачи внедрения информационной системы, и следование этому плану. Классический проект внедрения информационной системы включает этапы обследования, подготовки к внедрению (адаптации базового решения) и непосредственно внедрения.

Главный плюс такого подхода, основная решаемая им задача – обеспечение предсказуемости результата внедрения информационной системы, сроков и бюджета, а также возможность контролировать ход работ. При этом есть и минусы:

1. Для получения плана работ, описания результата, оценки сроков и бюджета проекта требуется проведение обследования, тем более продолжительного, чем сложнее проект.
2. На момент проведения обследования, а следовательно принятия решений относительно требуемых доработок системы, у ключевых пользователей отсутствует опыт практического использования внедряемой системы, представление о системе и навыки работы с ней недостаточны.
3. В крупных проектах, по причине значительного временного интервала от выявления потребности в ходе обследования до ввода в эксплуатацию системы, в ходе внедрения существенно повышается риск потери актуальности выявленных потребностей и предложенных решений.

Формат быстрого внедрения обеспечивает высокую гибкость внедрения информационной системы при полном отсутствии видения перспектив этого процесса по результату, срокам или бюджету.

Наличие тиражного решения, а точнее наличие в тиражном решении «базового» функционала, позволяющего максимально быстро и при минимальных расходах автоматизировать работу широкого круга основных сотрудников компании, позволяет нам организовать внедрение информационной системы таким образом, который сочетает плюсы обоих вышеописанных подходов при отсутствии присущих им минусов:

1. Внедрение базового функционала проводится в формате проекта, т.е. предсказуемо по результату, срокам и бюджету; ход работ может быть проконтролирован.
2. Обследование и подготовка к внедрению, предшествующие внедрению базового функционала, минимальны по длительности.
3. После внедрения базового функционала возможно дальнейшее развитие системы, оптимальным форматом которого являются небольшие проекты.

Данный подход обеспечивает:

• Достаточную гибкость процесса внедрения информационной системы.
• Появление у ключевых пользователей знаний, необходимых для принятия решений относительно требуемых доработок системы.
• Актуальность выявленных потребностей и предложенных решений.

Этапы типового проекта:

• Экспресс-обследование;
• Предпроектное-обследование;
• Доработка и утверждение Устава проекта и Технического описания;
• Разработка системы;
• Экспертное тестирование;
• Развертывание системы;
• Обучение пользователей;
• Опытная эксплуатация;
• Ввод в промышленную эксплуатацию.

Основные шаги типового проекта:

1. Маркетинг
   • Переговоры, демонстрации, презентации
2. Подготовка проекта
   • Экспресс-обследование
   • Сбор первоначальной информации о предприятии Клиента;
   • Предварительная оценка текущего состояния автоматизации учета на предприятии;
   • Составление предварительных рекомендаций по архитектуре автоматизированной системы;
   • Предварительные оценки объема работ по созданию автоматизированной системы.
3. Предпроектные работы
   • Установление договорных взаимоотношений
   • Предпроектное-обследование
     • Определение специфики учета на предприятии Клиента;
     • Определение текущего распределения обязанностей и функциональных взаимосвязей между сотрудниками учетных подразделений;
     • Описание области и методики ведения учета и планирования, основных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, схемы документооборота;
     • Выяснение используемой функциональности эксплуатируемых информационных систем;
     • Формализация требования Клиента к Системе;
     • Предложение функциональной модели Системы;
     • Выделение приоритетов и предложение способов реализации функций Системы;
     • Определение возможности и правил переноса данных из предшествующих систем;
     • Обоснование порядок работ над проектом и их трудоемкость.
   • Решение о продолжении проектных работ
4. Организация проекта
   • Установление договорных взаимоотношений
   • Планирование проекта, качества, рисков, расписания, ресурсов, поставок, финансов.
   • Утверждение устава проекта и технического описания
   • Формирование команды проекта
   • Планирование управления проектом
5. Модификация или разработка программного продукта
   • Доработка программы под специфику предприятия
   • Обучение пользователей, разработка рабочей документации
   • Опытная эксплуатация и отладка информационной системы
6. Поставка и установка программного обеспечения и разработанной системы
7. Ввод Автоматизированной Системы предприятия в промышленную эксплуатацию
8. Сопровождение Автоматизированной Системы