Статьи по МСФО - назначение, цели, применение

01.09.2007

Задачка для бухгалтера: компьютер+программное обеспечение=?

Не секрет, что многие фирмы покупают «пиратское» программное обеспечение. На первый взгляд, это дешевле. Например, лицензионный Windows стоит около 2500 рублей, а нелицензионный можно приобрести за 200-300 рублей. Однако в российской арбитражной практике уже есть прецеденты, когда компания «Майкрософт» - собственник этой операционной системы предъявляла иск незадачливым покупателям. Например, одной фирме пришлось заплатить «Майкрософт» 500 000 рублей в качестве компенсации за нарушение авторских прав (постановление ФАС Северо-Западного округа от 3 ноября 2005 г. № А52-1633/2005/1). Конечно, решать, какую программу покупать - лицензионную или нет, - должен руководитель. Ну, а от бухгалтера в первую очередь требуется правильно учесть расходы на покупку. Как это сделать, читайте в конспекте семинара. Кстати, семинар по такой, «компьютерной» теме проводится впервые. Автор семинара - замечательный лектор и аудитор Позднякова Елена Витальевна.

КОМПЬЮТЕР. Как учитывать комплектующие - вместе или отдельно?

На семинарах мне часто задают вопросы по учету компьютерной техники. И сегодня мне хотелось бы начать именно с этой темы.

Итак, системный блок, монитор, клавиатура, мышка - вот минимальный набор устройств, из которых состоит компьютер. И при покупке в накладной обычно указывается в наименовании товара не «компьютер», а весь этот перечень. Причем системный блок, в свою очередь, может быть расписан на комплектующие: дисковод, винчестер и другие. Кроме того, к компьютеру зачастую организация сразу приобретает ряд дополнительных устройств: принтер, модем, сканер. Давайте разберемся, как правильно учитывать все эти детали и устройства. Для этого я предлагаю рассмотреть три наиболее часто встречающиеся ситуации.

1. Купили все детали и устройства сразу

Итак, первый вариант. Все комплектующие для компьютера и дополнительные устройства к нему купили одновременно. В этом случае, по мнению чиновников, компьютер нужно учитывать как единый инвентарный объект основных средств. Поскольку любая его часть не может функционировать отдельно. Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 27 мая 2005 г. № 03-03-01-04/4/67. Соответственно, если вы решите разбросать все части компьютера, отразив их отдельно, то вас могут упрекнуть в уходе от налога на имущество. Если, конечно, их совокупная стоимость больше лимита отнесения к основным средствам, который прописан в учетной политике организации. Напомню, что лимит может быть 20 000 рублей и менее* ( Пункт 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

Соответственно, если комплектующие, стоимость которых меньше этого лимита, принимаются к учету как отдельные объекты, то они учитываются на счете 10 в составе материально-производственных запасов. И налогом на имущество они тогда не облагаются, поскольку сразу при вводе в эксплуатацию списываются на расходы. Это в бухгалтерском учете.

В налоговом учете лимит отнесения к амортизируемому имуществу - 10 000 рублей*( Пункт 1 статья 256 Налогового кодекса РФ).

То есть каждую часть компьютера дешевле 10 000 рублей можно отнести на расходы. И если вы купленный компьютер учтете подетально и все сразу спишете, налоговики могут вас также обвинить в занижении налога на прибыль.

Аналогичный подход у чиновников и к дополнительным устройствам. Получается, что если вы к компьютеру купили еще модем или принтер, то их также нужно включить в единый инвентарный комплекс. Ведь без компьютера эти устройства не работают.

2. Компьютер решили доукомплектовать

Но бывает и так. Компьютер, который уже введен в эксплуатацию, спустя какое-то время доукомплектовывают. К нему покупают и подключают, например, сканер. Или, к примеру, к действующему уже компьютеру покупают и подключают принтер. Нужно ли его учитывать в комплексе с компьютером как единый инвентарный объект?

Нет, не нужно. Дело в том, что принтер и компьютер приняты на учет в разное время. Поэтому нет необходимости объединять их в один инвентарный комплекс. Кроме того, обосновать отдельный учет принтера и компьютера вы можете нормой пункта 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Она говорит о том, что если объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, то каждая такая часть может учитываться как самостоятельный инвентарный объект. А уровень существенности каждая организация определяет самостоятельно. Установите его, к примеру, 12 месяцев. То есть если срок годности компьютера и принтера различается на 12 месяцев, то это уже разные инвентарные объекты.

- А можно считать существенным отклонение в шесть месяцев?

- Можно. Ведь законодательство не устанавливает никаких ограничений. Главное - зафиксировать принятый уровень существенности в учетной политике. Тогда ни у одного проверяющего оснований для претензий не будет.

- Елена Витальевна, хотелось бы уточнить. У нашего директора есть ноутбук. Но он предпочитает работать с монитором. Поэтому мы купили ему монитор и подключили к ноутбуку. Как учитывать монитор - отдельно или вместе с компьютером?

- Вы можете учесть монитор отдельно. Рассматривать его как модернизацию ноутбука не логично.

И еще. Напомню, что с 1 января 2007 года электронно-вычислительная техника переведена из третьей во вторую амортизационную группу. Для объектов этой группы предусмотрен срок полезного использования от двух до трех лет включительно. Это относится к тем основным средствам, которые приобретаются начиная с 2007 года.

3. Замена деталей

Теперь поговорим о том, как учитывать расходы на комплектующие, которые покупаются для замены частей компьютера. Здесь два варианта. Если мы меняем деталь, которая сломана или утеряна, то это считается ремонтом. Его цель - поддержание компьютера в рабочем состоянии. Так разъясняет Минфин России в своих письмах, например в письме от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156. Затраты на ремонт можно сразу списать на расходы.

Предположим, «сгорел» монитор. Для замены купили новый, стоимостью 10 620 рублей, в том числе НДС 18% - 1620 рублей. При этом в бухучете проводки будут такие:

• ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 (* 9000 руб. - приобретен монитор);
• ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 (* 1620 руб. - выделен НДС);
• ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 (* 9000 руб. - списан монитор при передаче в ремонт);
• ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» (КРЕДИТ 19 * 1620 руб. - принят к вычету НДС).

В налоговом учете стоимость новой детали включается в прочие расходы. Сделать это нужно в том периоде, когда проведен ремонт* (Пункт 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.). Причем сколько стоит эта деталь - больше или меньше лимита отнесения к амортизируемому имуществу, здесь роли не играет. Поскольку в данном случае монитор не рассматривается как основное средство.

Если же вы заменили работающую деталь на более современную, то это модернизация. Ведь в результате эксплуатационные характеристики компьютера улучшились. Например, модернизацией считается замена обычного монитора на жидкокристаллический. Порядок учета здесь такой. Проводится частичная ликвидация основного средства, то есть оформляется выбытие старого монитора. Далее отражается модернизация. При этом новый монитор вы сначала учитываете на счете 08, а затем на счете 01. Таким образом, первоначальная стоимость компьютера будет сначала уменьшена на стоимость старого монитора. А затем она увеличится на цену нового.

Учтите, что если вы предполагаете продать старый монитор или, к примеру, использовать в дальнейшем его детали для ремонта, его нужно оприходовать на счет 10 по рыночной цене. В противном случае монитор лучше утилизировать. Для этого можно заключить договор на утилизацию со специализированной фирмой (подробно о том, как можно избавиться от старых мониторов, читайте в журнале «Семинар для бухгалтера» № 7, 2007, стр. 83. - Примеч. ред.)

В отличие от ремонта, при модернизации затраты на покупку новой детали будут списываться через начисление амортизации и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

- Елена Витальевна, у меня такой вопрос. Мы решили заменить старую модель монитора, которая еще в хорошем состоянии, на современную. Монитор изначально учтен в комплексе с компьютером как единый объект. Получается, что мы проводим модернизацию. Но дело в том, что компьютер полностью самортизирован, а новый монитор стоит дешевле 10 000 рублей. Можно ли его сразу списать или нужно амортизировать?

- Я вам рекомендую поставить новый монитор на учет как отдельный объект. Ведь сроки полезного использования разные. У компьютера он вообще закончился. Ну, а поскольку стоимость монитора менее 10 000 рублей, вы вправе его сразу списать на расходы.

- А у нас такая ситуация. Мы собираемся модернизировать компьютер, расширить оперативную память. Но этот компьютер не является амортизируемым имуществом ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Поскольку его стоимость была меньше 10 000 рублей, он был списан при вводе в эксплуатацию. Как в таких случаях учитываются расходы на модернизацию?

- Затраты на модернизацию такого имущества вы можете учесть в составе прочих расходов. Такое разъяснение дал Минфин России в письме от 7 мая 2007 г. № 03-03-06/1/266.

- Елена Витальевна, вот мы заменили вышедший из строя монитор на более современный. Я списала его стоимость как затраты на ремонт. А теперь сомневаюсь - наверное, это все-таки модернизация. Ведь характеристики монитора улучшились. Так?

- Вы сделали все правильно, это действительно ремонт. Сейчас объясню почему. Считается, что после ремонта эксплуатационные характеристики объекта не меняются. Однако в отношении компьютеров это правило не соблюдается. Дело в том, что компьютерная техника быстро устаревает. Поэтому нет смысла менять деталь на такую же устаревшую. А иногда это сделать практически невозможно. Поэтому если вы устраняете поломку, то проводите в учете ремонт. И чиновники, кстати, с этим полностью согласны*(Письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156.). Если вопросов больше нет, пойдем дальше.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ. Как списать расходы на покупку программ?

Следующий момент. Если есть компьютер, значит должно быть и программное обеспечение для работы на этом компьютере. Для фирмы это новая статья затрат, и как правило, значительная. А для бухгалтера - очередная головная боль.

Разберемся, как учитывать такие расходы. Здесь свои особенности. Прежде всего, учет программы зависит от того, имеет ли на нее фирма исключительные права. Такие права, как правило, принадлежат организациям-разработчикам программного обеспечения. То есть они имеют право распространять программу, тиражировать и т. д. Ну, например, фирма «1С» обладает исключительными правами на бухгалтерскую программу «1С». Или другой пример. Владельцем всех прав на операционную систему Windows является компания «Майкрософт». Вашей фирмой исключительные права также могут быть приобретены по договору купли-продажи. Если такие права есть, то программное обеспечение - нематериальный актив. Соответственно, программу нужно оприходовать сначала на счет 08. На нем накапливаются все расходы, связанные с покупкой и установкой актива. А затем, когда эта первоначальная стоимость программы будет сформирована, она принимается к учету на счете 04 «Нематериальные активы».

Со следующего месяца программу можно амортизировать. В налоговом учете она также является амортизируемым имуществом.

Однако чаще всего организации, покупая программу, приобретают только право на ее использование. При этом возможны такие варианты. Первый - в договоре указан срок пользования программой, например, три года. Тогда стоимость программы учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов» и в течение этого срока равномерно списывается на затраты. Аналогичное списание происходит и в налоговом учете.

Второй вариант - в договоре купли-продажи не указан срок использования. И вот здесь возникают проблемы. По мнению Минфина России, в этом случае организация должна самостоятельно установить срок пользования программой и также в течение этого срока списывать расходы равномерно* (Письмо Минфина России от 21 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/37.). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ. В нем сказано о том, что если период действия договора не указан и связь между доходами и расходами покупателя не определена четко, то расходы он распределяет самостоятельно. Эта норма действует с 1 января 2006 года.

Я категорически против такой позиции чиновников. И предлагаю вам затраты на программу списывать сразу. Во-первых, это прочие расходы, связанные с производством и реализацией. На это указывает подпункт 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А во-вторых, они косвенные. Мы же ведем речь о программном продукте, который используется для управленческих нужд. А согласно пункту 2 статьи 318 Налогового кодекса РФ, косвенные расходы списываются единовременно. И я бы на вашем месте прописала в учетной политике, что расходы на программное обеспечение, приобретенное по договорам купли-продажи, относятся к косвенным расходам.

Вот ваши аргументы в случае спора с налоговой инспекцией. Ну, а готовы ли вы вступать в спор, решайте самостоятельно.

Надо заметить, что раньше у Минфина России была такая же точка зрения. Пример тому - письмо от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/337.

Что касается принципа равномерности распределения расходов, то он действительно должен соблюдаться. Но, на мой взгляд, только в том случае, если договором определен срок пользования.

Как отразить расходы на приобретение программы в бухгалтерском учете, если договором срок использования не определен, вы также должны решить самостоятельно. В Плане счетов бухучета рекомендовано учитывать затраты на программное обеспечение как расходы будущих периодов. В этом случае вы сами устанавливаете срок использования программы. Другой вариант - стоимость программы списываете сразу.

- Елена Витальевна, мы купили компьютер вместе с операционной системой Windows XP. Можно ли ее стоимость сразу списать на расходы?

- Нет. В этом случае вы учитываете операционную систему в первоначальной стоимости основного средства. Ведь без нее вы не сможете использовать компьютер. Значит, это расходы на доведение имущества до состояния, пригодного к использованию. А они увеличивают первоначальную стоимость основного средства на основании пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.

- У нас заключен договор на обслуживание справочно-правовой системы «Консультант Плюс» сроком на один год. По этому договору нам каждые две недели обновляют базу. Платим за обслуживание ежемесячно по счету. Скажите, как учитывать затраты на обновление программы?

- Списываете ежемесячно как прочие расходы по подпункту 14 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Основанием будет акт оказания услуг.

Комментарий редакции

Как можно быстро списать затраты на модернизацию компьютера?

Расходы на модернизацию основного средства списываются постепенно, путем начисления амортизации. А вот затраты на ремонт можно списать сразу, что выгоднее и проще. Поэтому многие фирмы делают так. Они вместо модернизации показывают в учете ремонт. Например, при замене старого работающего монитора на более современный или просто на монитор с большим экраном. То есть затраты на покупку нового монитора списывают как расходы на ремонт.

Здесь главное - правильно подготовить документы, которые подтвердят так называемую поломку старого монитора. Нужно сделать следующее. Прежде всего, должна быть составлена дефектная ведомость или акт. Для этого создается комиссия в составе не менее трех человек. В акте комиссия фиксирует, что часть основного средства, а именно монитор, вышла из строя и не подлежит восстановлению. Работник в свою очередь должен написать служебную записку с просьбой заменить испорченный монитор. Кроме этого оформляется приказ руководителя на проведение ремонта данного компьютера. Но учтите, что если в организации происходит замена большого количества мониторов, то такая уловка не пройдет. Налоговики обязательно обратят на это внимание.

«Семинар для бухгалтера» № 08, 2007